Sơ đồ tổ chức quản lý và triển khai dự án

Thông thường có 3 kiểu tổ chức quản lý dự án trong các Công ty như sau:

1/ Cấu trúc kiểu chức năng (Functional Structure):

<map> </map>
FM: Functional Manager/ Trưởng phòng ban chức năng
PM: Project Manager/ Giám đốc dự án

Cấu trúc tổ chức kiểu chức năng này thường thiết lập đối với các dự án nhỏ, trực thuộc trực tiếp một phòng ban chức năng. Các thành viên dự án thường được huy động từ các nhân viên thuộc phòng ban, kiêm nhiệm hoặc biệt phái, sau khi xong dự án họ trở lại công việc cũ. Điều hành dự án trong cấu trúc này thường là Trợ lý dự án (Project Expeditor), chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Trưởng phòng ban chức năng.

1/ Cấu trúc kiểu Dự án (Projectized Structure):

Mô hình Cấu trúc tổ chức kiểu dự án thường được thiết lập đối với các Công ty cho những dự án lớn, có vị trí quan trọng đến sự phát triển của Công ty.

Trong cấu trúc kiểu dự án, các giám đốc dự án chịu sự quản lý, điều hành trực tiếp từ Tổng giám đốc điều hành (CEO). Ưu điểm của kiểu cấu trúc này là tính chuyên môn hóa cao, được ưu tiên sử dụng các nguồn lực để đảm bảo thực hiện dự án đúng mục tiêu. Vai trò của Giám đốc dự án cao hơn trưởng các phòng ban.

Nhược điểm của mô hình này là đối với các thành viên tham gia dự án, sau khi kết thúc dự án, nếu không có các dự án mới, họ khó có thể trở về công việc cũ (no home). Do vậy các nhân viên phòng ban thường không mặn mà với việc tham gia vào dự án.

3/ Cấu trúc kiểu ma trận (Matrix Structure):

Cấu trúc kiểu ma trận có thể được phân thành 3 trường hợp:
Nếu vai trò của Giám đốc dự án lớn hơn Trưởng các phòng ban: Cấu trúc ma trận mạnh (Strong Matrix)

Nếu vai trò của Giám đốc dự án ngang bằng Trưởng các phòng ban: Cấu trúc ma trận cân bằng (Balanced Matrix)

Nếu vai trò của Giám đốc dự án yếu hơn Trưởng các phòng ban: Cấu trúc ma trận yếu (Weak Matrix)

Cấu trúc tổ chức kiểu ma trận có thể xem là một hình thức trung gian giữa cấu trúc kiểu chức năng và cấu trúc kiểu dự án.

Tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án, kích cỡ của dự án mà Các công ty nói chung và dầu khí nói riêng thường chọn một trong 3 loại hình cơ cấu tổ chức trên, trong một số trường hợp đặc biệt cơ cấu tổ chức dự án không hoàn toàn giống 03 loại kể trên mà chỉ mang tính trội của một trong loại kể trên.

(tkh: THU)

 

Các vị trí, chức danh, bộ phận trong sơ đồ tổ chức dự án

Các vị trí, chức danh và bộ phận thường gặp trong công tác quản lý dự án như sau:

1./Giám đốc dự án (Project Manager): Là người có đầy đủ 4 quyền

- Quyền sử dụng nguồn lực
- Quyền kiểm soát dự án
- Quyền sử dụng ngân sách
- Quyền ra quyết định

Giám đốc dự án thường được thiết lập trong các dự án thuộc cấu trúc tổ chức kiểu ma trận mạnh (Strong Matrix structure) hoặc cấu trúc tổ chức kiểu dự án (Projectized structure)

2./Điều phối viên dự án (Project Coordinator): Là người có ít quyền hơn giám đốc dự án, có quyền sử dụng nguồn lực nhưng thường không có quyền về ngân sách và quyền ra các quyết định quan trọng.

Điều phối viên dự án được thiết lập trong các dự án thuộc cấu trúc tổ chức kiểu ma trận yếu (Weak Matrix structure) hoặc cấu trúc tổ chức kiểu chức năng (Functionalstructure)

3./Trợ lý dự án (Project Expeditor): Là người có trách nhiệm đảm bảo thời gian và công việc hoàn thành theo kế hoạch nhưng có ít quyền hơn Điều phối viên và Giám đốc dự án. Trợ lý dự án không có quyền chính thức.

4./Nhà tài trợ (Sponsor): Là những người trả tiền cho dự án. Họ có thể là thành viên bên trong hoặc bên ngoài Công ty hoặc có thể là khách hàng của Công ty. Họ có thể là người đề xuất ý tưởng dự án. Họ có thể đặt ra các yêu cầu về tiến độ hoàn thành dự án, các đặc điểm chất lượng sản phẩm, các ràng buộc và giả định đối với dự án.

Các nhà tài trợ thường có trách nhiệm giải quyết sự cố giữa dự án và khách hàng.

5./Trưởng các phòng ban chức năng (Functional Manager): Là những người quản lý của các phòng ban chức năng của Công ty, có trách nhiệm quản lý nguồn nhân sự và chuyên môn liên quan đến dự án.

Trong thực tế, do chức năng nhiệm vụ của các phòng ban chức năng khác với dự án. Các phòng ban chức năng phải hoàn thành công việc thường xuyên của họ nên việc chia sẽ nguồn lực, hổ trợ dự án không được ưu tiên dẫn đến xung đột giữa trưởng phòng ban chức năng và giám đốc dự án.

6./Phòng quản lý dự án (Project Office or Project Management Office-PMO):

Khi các Công ty triển khai nhiều dự án đầu tư, các Công ty sẽ thành lập Phòng quản lý dự án hay Phòng dự án (Project Office).

Phòng quản lý dự án sẽ chia sẻ cho Giám đốc dự án và các thành viên đội dự án (project team) các kinh nghiệm, phương pháp làm việc, các công cụ và huấn luyện đào tạo. Phòng cũng sẽ cung cấp các tiêu chuẩn, kỹ thuật, các mẫu nhằm đảm bảo tính thống nhất về quản lý trong một Công ty.

Hàng kỳ, Phòng quản lý dự án sẽ tiến hành đánh giá kết quả thực hiện của từng dự án và đề xuất với Giám đốc điều hành cải tiến, điều chỉnh để dự án thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra.

7./Những người có liên quan (Stakeholder): Là bất kỳ ai có lợi ích hoặc thiệt hại liên quan đến dự án, họ có thể là thành viên dự án, khách hàng, nhà tài trợ, trưởng các phòng ban, quản lý cấp cao, các có quan quản lý của chính phủ trung ương và địa phương…

Họ có thể là những người dân bị di dời, giải phóng mặt bằng để triển khai dự án trong các dự án bất động sản và hạ tầng, có thể là những người bị tác động môi trường xung quanh dự án khu công nghiệp…

8./Quản lý cấp cao (Senior Management): Là những thành viên quản lý cấp cao hơn giám đốc dự án trong Công ty như các thành viên Ban giám đốc, Hội đồng quản trị…

Các thành viên quản lý cấp cao có trách nhiệm đảm bảo cho giám đốc dự án có đúng quyền và nguồn lực để triển khai dự án. Sắp xếp ưu tiên các dự án và điều chỉnh chiến lược dự án với tổ chức đồng thời giải quyết xung đột (nếu có) xảy ra giữa giám đốc dự án và các phòng ban.

tg: Trần Hữu Ủy

 

Document Controller hay còn gọi là DC có vai trò như thế nào trong dự án?

 

DC: phân phát đúng tài liệu cho đúng người vào đúng thời điểm, remind các bên feedback/comment/approve khi đến hẹn deadline của tài liệu đó. và update tình trạng của tài liệu